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失敗してる3つのホウレンソウ

基本中の基本のビジネス・スキルである報告・連絡・相談、略してホウレンソウですが、皆さんはちゃんとできていますか?

ホウレンソウは実に奥が深いのですが、ホウレンソウされる側になったことがないとその深さがわからない。だからけっこう舐めてる人が多い気がします。

そういう人が決まって組織で評価されていないというのも事実です。もったいないので、今日は管理者側の視点から、ホウレンソウについて書いてみたいと思います。

ダメなホウレンソウのパターンは以下の3つです。あなたは当てはまっていませんか?

1つ目は「アレどうなってるの?」と、聞かれちゃうホウレンソウ。

2つ目は「なんでそうなの?」などと聞き返されちゃうホウレンソウ。

3つ目は「君はどう思うの?」と問われちゃうホウレンソウ。


今から、これらの何がダメでどうすればちゃんとできるかを説明していきたいと思いますが、その前に押さえておきたいのは、ホウレンソウは5W1Hで行うということ。

念のため5W1Hを説明しておくと、When(いつ) Where(どこで) Who(誰が)What(何を)Why(なぜ) How(どのように)またはHow Many(何個)を含んだ説明文です。新聞記事はこの構成でできています。

1つ目の「アレどうなってるの?」と、聞かれちゃうホウレンソウ。

これは報告のタイミングが遅いことが原因です。管理者は報告を待っているんです。しかし、自分から言ってくることを待つんです。待っているのに報告がないので若干イラついて「アレどうなってるの?」となります。

訊かれた時点で「おっ来たな」ではなく、「あちゃっ」となって下さい。訊かれる前にするのが報告、訊かれたら負けくらい思って下さい。

コツはお疲れ様などの挨拶の時などに、一言添えで小出しに報告することです。

「お疲れ様です。課長、例の案件今日見てきました」

「それで?」と言われればそのまま報告をすればいい。「お、ご苦労さん」と流されたら「明日まとめて報告します」と、報告のタイミングを摺り合わせておけばいいのです。

2つ目は「なんでそうなの?」などと聞き返されちゃうホウレンソウ。

これは、5W1Hの何かが抜けている場合には必ず起こりますが、「Why(なぜ)」が抜けた事実だけが報告されている場合に、多少の苛立ち含みで言われてしまいます。

Whyがなければガキの使いです。そんなのは見ればわかる。経験値の高い管理者ならば見なくても「そんなことはわかってるよ」と思うでしょう。聞きたいのは「なぜ」そうなのかです。

How Many(何個)の数字が多いのか少ないのかだけ報告しても、それがなぜ(Why)そうなったのかを報告や連絡しないと、管理者から「なんでそうなの?」と聞き返されるでしょう。

管理者的には理由がわかっていても、実施者であるあなたが理解しているかを試すために質問をしているかもしれません。

自分に「Why(なぜ)」を問い続けて下さい。そして、それを習慣にして下さい。その答えが見つからない時が相談をするのときです。

3つ目は「君はどう思うの?」と問われちゃうホウレンソウ。

これは、主にAかBで迷った時の相談か、これからどうなるか見通しが立たない時の連絡の時に、管理者と決めあぐねたときに「君はどう思うの?」と訊くのです。

最大のチャンス到来です。「えっ⁈」となったら負けです。「うほっ」となる気持ちを抑えて、あなたの仮説であるWhyを伝えてみましょう。

大事なことは、「Why(なぜ)」の答えが見つからない時でも、仮説は立てておくということ。

これは大きな訓練になります。「君はどう思う?」と訊かれなかった時でも、あなたの仮説と同じ選択を管理者がした時、あなたは管理者に成り代わる可能性があります。

ホウレンソウをゲームのように楽しんで下さい。先に訊かれたら負け、仮説であるWhyが管理者と同じなら心の中でビンゴ!と叫びましょう。

皆さんのご健闘をお祈りしています。
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